《黨政機關公文處理工作條例》(中辦發【2012】14號)明確了決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等15個法定文種。從寫作上看,上述法定公文既各有特點,又有作為“法定”的同一性,如體式必須規范,文風必須莊重、表達必須得體等。研究這些法定文種寫作的普遍規律,有助于文字工作者加深對法定公文寫作的理解,進一步提高公文寫作水平。大致說來,寫好法定公文必須彈好“十重奏”。
一、定好“調子”。
所謂“調子,就是發文的意圖。寫任何文章,都有一個基調,或褒揚,或貶抑,或宣示等,這是決定行文走向和寫作成敗的關鍵。中國古人從事藝術創作十分強調“意在筆先”,“畫竹必先胸中有竹”,“未成曲調先有情”,法定公文作為黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書,要實現既定的擬制目的和預期的執行效果,其寫作也必須未動筆,先有“意”。《李笠翁曲話》中說:“袖手于前,始能疾書于后。”公文起草人在動筆前,就要綜合各方面的“意思”,形成特定的表達主旨。比如《關于增加人員編制的請示》,運思之中,理當隱含本部門職能擴大、任務加重、人手緊張的內在邏輯,歸根結底,就是要體現“增加編制的必要性”這一意圖,全文的寫作都將圍繞這一基調而展開,也確保了文章的主題集中,嚴謹有序。
二、站好“位子”。
所謂“位子”,就是寫作的角度。寫作的角度不同,文章的內容和格調就迥然有別。從事法定公文寫作,不能沒有一個正確而合適的角度。由于法定公文的作者不是起草人,而是該文件的制發單位,這就決定了公文的寫作者不能站在“己之一隅”來觀察和思考問題,就必須徹底“忘掉”自我,而根據文種以及發文單位的不同,隨時切換角度,站準位置。比如,《××省人民政府關于同意××縣撤縣建區的批復》,起草人必須從××省人民政府的角度寫批復;《××局關于表彰××先進集體的決定》,這是從××局的角度。即使是同一文種,角度也不盡相同,如《關于建設城市管理綜合指揮大廳的報告》可以從技術發展的角度,也可以從形勢發展的需要等,不同的人會有不同的考慮,“站位”的差別有時很比較大。總之,要圍繞發文單位“集體意志”這一“圓心”,做好角度隨時轉換的“圓周運動”。
三、戴好“帽子”。
所謂“帽子”,就是發文的依據。公文作為一種上傳下達、內外溝通的政策執行工具,其制發一般都有特定的依據和緣由。或摘引文件依據,或直陳組織決定,旨在突出本文的權威性,說明本文內容的合法性來源。要區分兩種情況:一種是直截了當。如“為全面貫徹全國知識產權保護與執法工作電視電話會議精神,落實《國務院辦公廳關于印發打擊侵犯知識產權和制售假冒偽劣商品專項行動方案的通知》(國辦發〔2018〕50號)要求,根據部門和單位職責,經國務院同意,現對有關工作任務提出如下分工……”這一長句,重點介紹了“分工”的三重依據。一種是隱含其中。如“《國家糧食局通告》(國糧通〔2018〕4號):《糧食行政復議工作規程(試行)》已經國家糧食局局長辦公會議討論通過,現予公布,自2018年12月1日起施行。特此通告。”本文“經……討論通過”則是間接點明“公布”的緣由。對“帽子”的穿戴要堅持“應戴則戴,當省必省”的原則,切不可過多過濫。
四、端好“架子”。
所謂“架子”,就是語言的特點。人們常說:“這人架子挺大的!”或者說:“這人一點架子都沒有。”這里的“架子”,是個貶義詞,是因“人”的自以為是擺出的一種倨傲無禮的姿態,是裝模作樣的自大神態。法定公文也因不同的主旨意圖而表現出風格各異的語言特點。根據發文方向的不同,法定公文有上行文、平行文和下行文之分。就語言特點而言,上行文用詞謙恭懇切,如“報請”、“呈請”等。下行文表達嚴肅莊重,如“希遵照辦理”、“務請”、“均應”等。平行文語言禮貌懇切,如“未能照辦,請見諒”、“酌情”等。如果在語言特點上不能體現文種的鮮明特點,該堅決的猶疑含混,該客氣的生硬呆板,該誠懇虔敬的大言不慚,往往會使公文的表意不明,執行力也因此大打折扣。
五、提好“領子”。
所謂“領子”,就是文章的樞紐。唐韓愈在《進學解》中說:龍袞九章但摯一領。意思是皇帝的龍袍構造非常復雜,但只要抓位衣領,整件龍袍就可輕輕提起。換句話說,抓問題要抓關鍵。對寫公文來說,就是必須有一個著力點,能夠“窺一斑而見全豹”、“牽一發而動全身”,起到領起全篇的作用。這個“領子”,多見于各類公文的標題部分,必須提煉得準確、清晰、凝練、集中。如“國務院關于人大建議、政協提案辦理情況的通報》”,可以一目了然地看出本文主要講“人大建議、政協提案的辦理情況”。也常見于文章的開頭部分,如“為繼續鞏固發展國家衛生城市創建成果,穩步推進建設健康××工作,切實做好國際峰會保障工作,現就××市開展愛國衛生和建設健康城市工作作如下通知……”顯而易見,文章的表達重心即在于“愛國衛生和建設健康城市工作”,由此“領”起了下文關于“愛國衛生和建設健康城市工作”的總體思路,主要任務等內容。
六、看好“樣子”。
所謂“樣子”,就是遵循的套路。法定文種的寫作不是“自由抒寫”,而是按既定“樣子”的“規定動作”,也是公文寫作規范性的重要保證。離開了“樣子”,相關寫作就背離了該文種的內在規定性,不過“徒有虛名”而已。因此,要使寫出的公文不走形,具有“公文相”,就必須熟悉各個法定文種寫作的基本范式和套路。比如:通報是上級機關把工作情況或帶有指導性的經驗教訓通報下級單位或部門,無論哪種通報,受文單位只能是制發機關的所屬單位或部門;通告所告知的對象是全部組織和群眾,它所宣布的規定條文,具有政策性、法規性和某種權威性,要求人們遵照執行,一般都要張貼或通過電臺、電視臺等新聞媒體大力宣傳。因此,如果對各文種屬性不甚了了,寫作時就容易發生混搭或亂用的情況,最終寫成“四不像”。
七、編好“框子”。
所謂“框子”,就是基本的結構。一篇公文是否有邏輯性,最主要的就是看“框子”,也就是文章的結構。一是看“框子”嚴不嚴,是否有前后不一致的情況;二是看“框子”連不連,是否有一根集中統一的脈絡;三是看“框子”牢不牢,是否能經得起推敲。但凡質量上乘的公文,其“框子”都是致密無縫,首尾圓合的。比如會議紀要,一般都采用總分式的結構。總述部分是全文的前言、導語、即會議概要。一般要交代會議的時間、地點、主持單位、參加人員、會議議題、會議情況、結果及對會議總體的評價;分述部分寫會議討論的情況和結果。再如“批復”的結構一般包含承啟語、表明態度、提出要求、尾語等,這樣的表達層次,既遵循事情發展的一般順序,也符合人們的認知規律。
八、裁好“料子”。
所謂“料子”,就是公文的材料。公文寫作正如制衣,腦海中有了相關“款式”的模型后,還必須通過“料子”把“藍圖”變成現實。“料子”因文種的不同而不同,有些是既定的事實,有些是需要經過思維加工的,還有些是人為的規定。比如,《關于表彰××同志不畏強暴勇斗走私犯罪分子事跡的通報》的“料子”,來自于××同志勇斗歹徒的客觀事實;《關于××路整治協調會議紀要》的“料子”,來自于對會議參加者觀點的梳理和提煉;而《關于核撥城市“戶外廣告”專項治理經費的請示》的“料子”,主要涉及“請示緣由”,這可以有很多條“緣由”,而最終哪些“緣由”更具有說服力,必須經過寫作者的思維加工,既有客觀事實,也有思維的分析和綜合。清人李漁說:“編戲有如縫衣,其初則以完全者剪碎,其后又以剪碎者湊成。”而公文寫作又何嘗不是如此?在寫作者的眼前,最初呈現的是“工作的全貌”,在寫作意圖的指引下,被思維之“篩”淘洗后留下的“精華”經精心組裝而成為一個有機統一的整體。
九、系好“扣子”。
所謂“扣子”,就是行文的銜接。“扣子”相當于“鉚釘”,將公文的各個部門緊密地聯系在一起。通過“扣子”,上下文就有了緊密的銜接,文章的語言表達不僅有了“坡度”,也體現出鮮明的層次感,做到了“言之有序”。如“根據……為……(我局)以……為要求,目前已……經研究,擬于……特向……并請……”,從行文的起承轉合的有關“扣子”,可以看見文章嚴密的邏輯性。公文的“扣子”各式各樣,有用關聯詞的,如因此,鑒于此,固然,既……也等;有用序數詞的,如第一,第二,第三,或首先,其次,最后等;也有用相同詞語并列和反復的,如加強城管宣傳工作,是破解民生難題的需要,是落實民主民生的需要,是增加社會理解的需要,其中的“是……是……是……”,起到了銜接內容,推動文章“情節發展”的作用。
十、打好“楔子”。
所謂“楔子”,就是佐證的資料。“楔子”在詞典里的意思有三種,這里取“用來加強、支撐或保持固定位置的固體物”之喻意。有些公文寫作涉及到方方面面的內容,而公文的主體部門因結構統一性、簡練性和規范性的需要,很難羅列進所有的輔助資料,而一旦缺少相關資料的佐證,公文的有關觀點又會留下缺口,因此,很多公文都采取了連帶“附件”處理的方式,如此,在不影響公文整體結構均衡性和一致性的基礎上,大大拓展了文章的表達空間,使公文內容得到了恰當和妥善的處理,彌補了主體結構的缺憾。這里的“楔子”,可以是要轉發的上級有關文件,也可以是要實施事項的具體方案,還可以是有關事實的背景資料。通過“主體+附件”的形式,就可以把“怎么執行”和“執行什么”巧妙地分開,使宜簡的內容最大化地壓縮,使可長的內容盡可能地豐富,有效地增強了公文的表現力。
此外,還要提好“靴子”,也就是公文的尾語。“靴子”并不是每一個文種都必不可少。有的公文,“靴子”必不可少,少了不僅就殘缺不全,也影響表意,如請示、批復。而有的公文,則時有時無,如通知,任免通知往往以“特此通知”收尾;而會議通知則常省略。還有些文種,“靴子”干脆省略,如通報、命令、決議等。公文寫作是否需要穿戴“靴子”,一切要依據文種的內在特點和特定表達的需要。
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